Planeación del sistema de Información Administrativo

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

1. Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que será elaborado.

2) Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.
3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

2. Necesidad de la Planeación de Sistemas

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales.

Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización.

El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa.

En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.

Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Información:

· Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
· Concentrarse en los objetivos del SIA.
· Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.
· Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información.
· Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
· Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
· Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cuales se evita una resistencia al cambio.

Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información.

Al planear la instalación del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.

El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.

3. Objetivos de la planeación de SIA

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.

La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:

· Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.
· Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
· Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
· Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
· Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
· Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
· Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:

· Que el SIA. forme parte del plan estratégico de la compañía
· Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.