Formas e Informes

Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas.

El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas.

Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.

Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.

1.1. Objetivos de las formas:

Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son:

· Lograr el control de las operaciones.
· Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
· La organización de los datos.
· La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un circulo.Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables.

Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.

1.2. Establecimiento de un programa de administración de formas

La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.

1.3. Políticas y procedimientos:

Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes. También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.

1.4. Control del inventario de formas:

No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.

1.5. Archivos y clasificaciones de formas:

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.

1.6. Análisis de formas:

El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:

· Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios.

· Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.

· Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.

· Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación, como “microfilm” o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?

1.7. Diseño de Formas:

El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda a quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseño de formas. Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

· La función de una forma
· Cuándo se empleará la forma
· Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.
· Quien llena la forma y quién la utiliza
· Cuántas unidades de la forma se requieren al año.
· Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información

Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos.

Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas.

En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.

Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.

Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular).

Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.